Uno de los factores que más influyen en el presupuesto de la boda en el número de personas que decidáis invitar, de ahí la importancia de confirmar la asistencia de los invitados, que a veces supone un gran quebradero de cabeza para los novios.
En este post os vamos a dar las claves para lograr con facilidad la confirmación de asistencia de los invitados y cómo gestionarlo con el coordinador del banquete.
En primer lugar, debéis enviar las invitaciones con la antelación suficiente para que vuestros invitados puedan organizarse y asegurarse de poder estar con vosotros en el día de la boda. Normalmente se recomienda enviarlas entre 2 y 3 meses antes de la boda (incluso un poco antes a los invitados que vivan en el extranjero). Otra opción es enviar con mayor antelación a vuestros invitados un “save the date” para que reserven la fecha antes incluso de recibir la invitación.
Si queréis saberlo todo sobre el “save the date” y las invitaciones de vuestra boda, ¡os recomendamos que leáis estos post!
Todo lo que tenéis que saber sobre las invitaciones de boda
6 preguntas sobre el save the date
En cuanto al contenido de la invitación, es muy recomendable incluir “confirmar asistencia” o el clásico “RSVP”, seguido de vuestros teléfonos o una vía de contacto a través de la que los invitados puedan confirmar que finalmente irán a la boda. Si tenéis pensado repartir las invitaciones en mano, al entregarla es el momento perfecto para tantear el terreno y poder tener una aproximación de asistencia antes de las confirmaciones.
Con el paso del tiempo, lo normal es que la mayoría de los invitados se encarguen ellos mismos de ponerse en contacto con vosotros, pero a veces, pasan los días y la gente se puede olvidar. Si esto ocurre, 1 mes antes de la boda es el momento de llamar. Esta tarea puede resultar desesperante, pero si dividís los contactos entre los dos y dedicáis unos minutos al día a llamar, se os hará más ameno.
Si no disponéis de mucho tiempo para llamar a todos los invitados, otra opción es que redactéis un e-mail con la información de la invitación y lo reenviéis a los contactos que sea necesario o que deleguéis ese trabajo en una persona de confianza, como puede ser un familiar o amigo íntimo.
Un punto muy importante y que no debéis olvidar en ningún caso, es que en el momento que una persona os confirme su asistencia a la boda, le preguntéis cuántas personas serán en total, es decir, si va a venir acompañado y de cuántas personas, de este modo evitaréis imprevistos es día de la boda.
En cuanto a la organización del banquete, lo primero que debéis tener en cuenta es preguntar si el establecimiento pide un número mínimo de invitados. Esto puede variar en función del menú que escojáis o del lugar en el que decidáis celebrar vuestra boda.
2 semanas antes de la boda, lo normal es que el coordinador de banquetes os pida una confirmación de número de asistentes. El tiempo puede variar en función del sitio, por lo que es importante que preguntéis con cuánto tiempo de antelación debéis confirmar el número de invitados, y que así esa fecha no os coja por sorpresa.
Por último, a veces puede ocurrir que a algún invitado le surja un imprevisto unos días antes de la boda y no pueda asistir. Para que no haya ningún problema con el banquete, lo ideal es que confirméis con el restaurante cuál es la fecha límite para hacer algún tipo de variación en el número de invitados y que no repercuta en el precio final. Pasada esta fecha, debéis saber que el menú de las personas que han confirmado lo tendréis que abonar igual, aunque al final no asistan.
Esperamos que esta información os sea útil a la hora de gestionar la asistencia de vuestros invitados y el banquete. Como podéis ver, el proceso es sencillo, pero es importante tener estos aspectos en cuenta para evitar problemas de última hora y os encontréis más relajados los días antes de la boda.
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Fotografía de portada: Noire et Blanche