Después de muchas reuniones con clientes me he dado cuenta que la mayoría tiene la misma duda ¿por qué contratar un wedding planner si en el sitio donde celebro el banquete me dicen que tienen una persona encargada de coordinar el día de la boda?
Cada vez son más las localizaciones dedicadas a la celebración de bodas que disponen de una persona encargada de tratar con los novios y coordinar el banquete el día de la boda. Muchas veces a este servicio lo denominan ”wedding planner” por lo tanto creo que es necesario que los novios sepan la diferencia entre un wedding planner como tal y un coordinador del evento.
Wedding planner y coordinador del banquete son figuras diferentes, con responsabilidades diferentes pero no por ello se tienen que solapar, sino que trabajan juntas con el objetivo de que todo salga perfecto.
¿En qué puede ayudaros un wedding planner?
Ya os he hablado en varias ocasiones de cuales son las funciones de un wedding planner, pero hoy quiero deciros cuáles son los beneficios que obtiene una pareja a la hora de contratar un wedding planner para organizar su boda:
Durante los preparativos:
- Ahorra tiempo: los wedding planners somos especialistas en el sector de las bodas, por lo que una vez que nos contáis qué queréis para vuestra boda al momento os daremos ideas y consejos, ahorrando mucho tiempo en la búsqueda y toma de decisiones.
- Ayuda con los trámites legales: los wedding planners informamos sobre las gestiones que tenéis que hacer para tramitar los papeles para celebrar la boda.
- Busca lo locación que mejor se ajuste a lo que necesitáis: existen mil lugares donde celebrar una boda, los wedding planners nos encargamos de hacer una selección dependiendo de vuestras características y gustos.
- Busca los proveedores adecuados para vuestra boda: es muy importante trabajar con gente profesional que haga que vuestra boda sea un éxito. Un wedding planner siempre buscará los proveedores perfectos para vosotros.
- Ahorra dinero: los wedding planners negociamos con los proveedores para intentar conseguir lo mejor para nuestros novios e incluso muchas veces tenemos acuerdos con diferentes proveedores consiguiendo descuentos en muchos servicios.
- Rentabiliza el presupuesto: es importante tener en mente el presupuesto disponible durante todos los preparativos. Los wedding planner buscamos las mejores soluciones para que tengáis la boda que deseáis sin pasaros de ese presupuesto marcado.
- Busca lo mejor para vosotros: siempre os asesoraremos para que vuestra boda salga perfecta, os daremos nuestra opinión objetiva y sincera, y removemos cielo y tierra para encontrar lo que los novios quieren.
- Ayuda con la decoración: la decoración es un factor muy importante en una boda, por lo tanto un wedding planner siempre os asesorará y ayudará para conseguir un efecto “ohh” en vuestros invitados.
- Orienta sobre los detalles para los invitados: encontrar unos regalos útiles y que tengan que ver con la boda a veces es complicado, los wedding planners os ayudamos a buscar un regalo perfecto para vuestros invitados.
- Asesora con la distribución de invitados: decidir cómo distribuir y sentar a vuestros invitados no es tarea fácil. Un wedding planner siempre os echará una mano para que esta tarea sea lo más sencilla posible.
- Coordina a todos los proveedores: es muy importante saber coordinar a los proveedores, tener un timing detallado con las horas de montaje, desmontaje, momentos especiales… esto requiere reunirse con los proveedores previamente, diseñar el timing de la boda, y encargarse de que el día B todo se cumple tal y como estaba previsto.
- Asesora y acompaña en las pruebas de maquillaje, vestido, reuniones con el fotógrafo, música, maestro de ceremonia…: los wedding planner os acompañaremos de principio a fin, de manera que podéis contar con él para todo lo que necesitéis durante el año que duran los preparativos.
- Gestiona el alojamiento de novios e invitados: si tenéis invitados de fuera es importante gestionar tanto el alojamiento como en transporte de todos los invitados, teniendo en cuenta también los servicios que puedan necesitar una vez que lleguen (peluquería, lavandería, tiendas…) y actividades que puedan hacer durante su estancia.
- Gestiona pagos a proveedores: la semana de la boda es cuando normalmente hay que estar pendientes de todos esos pequeños detalles y entre ellos el pago a todos los proveedores (muy importante si queremos que aparezcan el día de la boda). Un wedding planner tiene anotadas todas estas tareas para recordárselas a los novios y que no surja ningún problema.
- Aporta ideas creativas: un wedding planner es una fuente de ideas, por lo tanto os asesorará en todo lo que necesitéis a nivel decoración.
- Os da tranquilidad: sin duda tener a un profesional desde el principio de los preparativos hasta el mismo día de la boda, que os aconseja, os ayuda, busca por vosotros, resuelve problema, coordina… es un gran fuente de tranquilidad para los novios.
El día de la boda:
- Os acompaña: los wedding planners estararemos pendientes desde primera hora de la mañana a todo lo que necesitéis (ayuda a la hora de poner el vestido, llevar el ramo y el boutonniere a la habitación de la novios, encargarse de indicar a los invitados dónde es la ceremonia…).
- Resuelve imprevistos: el día de la boda es normal que surjan imprevistos, pero un wedding planner siempre estará ahí para resolverlo (manchas en la camisa, que se olviden los zapatos de la novia…).
- Montaje y desmontaje de la decoración: después de tantos meses pensando en la decoración de la boda, es imprescindible que todo esté montado y listo en el momento oportuno (muchas veces incluso tenemos que mover rincones de la ceremonia al banquete sin que los invitados nos vean). Y por supuesto al día siguiente es importante ir a desmontar toda la decoración para que el lugar del banquete pueda limpiar y preparar el salón para futuros eventos.
- Coordina la boda para que salga tal y como vosotros queréis: después de un año mano a mano con vosotros, un wedding planner se encargará de que todo lo que habéis pensado y detallado para vuestra boda se cumpla.
- Atiende las necesidades de los invitados: es importante que los invitados se sientan atendidos. En mis bodas me han pedido desde buscar un cargador para un móvil hasta quitamanchas para la camisa.
- Gestiona las fotos de familia: ¿quién se encarga de buscar y reunir a los diferentes grupos de amigos y familia para sacar las fotos de grupo? Os aseguro que los fotógrafos siempre agradecen que les echemos una mano en estos momentos.
- Es vuestra mano derecha: desde sujetar el ramo de la novia mientras está en los aperitivos hasta traerle el calzado sin tacón una vez que ha empezado el baile. Un wedding planner está ahí en todo momento, atendiendo vuestras necesidades para que solo penséis en disfrutar.
- Gestiona cualquier imprevisto mientras los novios están de luna de miel: y si después de la boda surge cualquier problema, los proveedores contactarán con el wedding planner para resolverlo sin tener que molestar a los novios en su merecido viaje.
¿Qué hace un coordinador de banquete?
Como os comenté antes, hay muchos espacios de celebración de bodas que cuentan con una persona para coordinar el día de la boda.
Esta figura es de gran ayuda para los novios, sin embargo, su trabajo se limita a gestionar lo necesario dentro de la propia localización.
Sus funciones varían mucho dependiendo del espacio contratado, pero sus funciones podrían resumirse en las siguientes:
- Es el nexo de unión entre los novios y el personal de sala.
- Su trabajo engloba lo que tiene que ver con la localización del banquete.
- Sus responsabilidades incluyen reunirse con los novios para comentar la distribución de la sala, la decoración del espacio y cerrar los temas de catering.
- Se encargará de la prueba de menú.
- Estará pendiente de que los invitados con alguna alergia o especialidad alimentaria.
- Se encargará de la preparación de la sala.
- Su responsabilidad en el día de la boda es asegurar que el lugar se ha preparado correctamente, que los proveedores de bodas trabajan respecto a lo establecido y que la comida se sirva correctamente.
- Se encargará de que cada invitado ocupe el lugar que corresponde, pero esa distribución previa la deben hacer los novios.
- Decoración: en muchos espacios los centros de mesa y parte de la decoración va incluida, pero es importante que consultéis si ellos se encargarán de montar y desmontar la decoración extra que queréis llevar.
¿Qué NO hace un coordinador de banquete?
- No está con vosotros desde el principio el día de la boda (mientras se maquilla la novia, se pone el vestido, fotografía de los preparativos, entrada en la iglesia…).
- No busca los proveedores que se adaptan mejor para cada pareja, ni coordina los tiempos y servicios con ellos.
- No se encarga de la ceremonia si se realiza fuera de la locación en la que trabaja.
- No te va a orientar respecto a los trámites de la boda.
- No se encarga de la confirmación de invitados.
- No gestiona la búsqueda de alojamiento ni transporte para los invitados.
- No orientan a los novios en qué hacer y qué no hacer para preparar el día de su boda.
El espacio donde me caso dice que me coordina todo el evento. ¿Por qué debería de contratar un wedding planner?
Cada pareja es un mundo y por lo tanto es muy importante que valoréis qué queréis en vuestra boda y las circunstancias que os rodean para decidir si necesitáis la ayuda de un wedding planner o simplemente con la ayuda de un coordinador del espacio es suficiente para vosotros.
Como comenté antes, el encargado de coordinación del espacio se encarga, como su propio nombre indica, de coordinar los servicios dentro del espacio contratado, por lo tanto todo lo demás (ceremonia fuera del espacio, búsqueda de proveedores, decoración personalizada, papeleo burocrático, pruebas de vestido, coordinar la llegada del fotógrafo, diseño de invitaciones, buscar la luna de miel…) no forman parte de sus tareas.
Para ayudaros en esta decisión, a continuación os dejo una serie de preguntas:
- ¿Conocéis el sector de las bodas?
- ¿Disponéis de tiempo suficiente para dedicarlo a la organización de la boda?
- ¿Queréis una boda estándar o una boda personalizada?
- ¿Tenéis conocimientos de decoración?
- ¿Tenéis a una persona cercana que se pueda encargar de los imprevistos el día de la boda?
- ¿Disponéis de una persona que se encargará de montar y desmontar la decoración?
- ¿Tendréis invitados de fuera de la ciudad?
- ¿Sois una pareja que puede trabajar bajo presión o esto conllevará a discusiones entre vosotros?
Después de haber visto las diferentes tareas y ámbitos de acción de estas dos profesiones, queda claro que wedding planner y coordinador del banquete no sólo pueden trabajar juntos, sino que trabajarán mano a mano para hacer que vuestra boda salga perfecta.
En resumen, la necesidad de contratar ayuda de un wedding planner dependerá de lo que quiera cada pareja para su boda, del tiempo libre del que dispongan y del conocimiento del sector nupcial.
Si estáis interesados en contar con la ayuda de un wedding planner el día de vuestra boda, pinchad aquí para contactar Lluvia de Arroz, estaré encantada de conoceros y saber más acerca de vuestra boda.
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Fotografía de portada: Javi Collazo
Boda organizada por: Lluvia de Arroz